Este es un post invitado de Virginia de la Iglesia del blog psicologiayconsciencia.

Es un gran placer contar con ella en el blog de Baobab. Compartimos una visión holística del mundo  y la necesidad del desarrollo personal para cambiar el mundo. Gracias Virginia por acercarte hasta la comunidad de Baobab.

Gestión de procesos: una herramienta útil para ayudarte a ser más eficiente

Normalmente asociamos productividad con acción y esfuerzo, sin embargo estas son asociaciones que debemos deshacer si queremos alcanzar una producción satisfactoria en nuestra vida laboral, económica y personal.

La siguiente frase es una verdad como un templo:

No consigue más el que más hace si no el que gestiona mejor sus recursos.

Y cuando me refiero a recursos sobre todo me estoy refiriendo a recursos energéticos.

Hay gente que tiene mucha energía y capacidad de acción pero poca estrategia.

Mucha energía sin una cierta disciplina sirve más bien de poco, y para que entiendas esto mejor, dejame contarte la diferencia que existe entre eficacia y eficiencia.

Eficacia, eficiencia y efectividad

• Eficacia es buscar la excelencia sin tener en cuenta el tiempo que tardamos para conseguirlo; se trata de trabajar en algo hasta perfeccionarlo. La eficacia normalmente consume muchos recursos como pueden ser tiempo y esfuerzo.
• La eficiencia es hacer algo óptimo empleando los menos recursos posibles. Si casi todas las empresas en términos de productividad buscan la eficiencia antes que la eficacia por algo será.
• Efectividad es la unión entre eficacia y eficiencia.

Ser una persona muy eficaz dejando de lado la eficiencia te puede hacer caer en un perfeccionismo obsesivo y que nunca te encuentres satisfecho con nada de lo que haces.

Lo mejor es enemigo de lo bueno, o lo que es lo mismo, el perfeccionismo es enemigo de lo óptimo.

Cuando se trata de economizar y rentabilizar nuestro esfuerzo, lo importante no es el tiempo que trabajas si no los resultados que consigues.

Eficacia significa hacer las cosas bien. Eficiencia significa hacer las cosas que hay que hacer. Peter Drucker

Por tanto, en tu entorno laboral como personal es importante que aprendas a maximizar cada uno de tus movimientos sin perderte en los detalles innecesarios que son los verdaderos ladrones de tu tiempo, de esta forma ahorrarás en energía y sorprendentemente tus resultados mejorarán.

Una herramienta útil: la gestión de procesos

En este post quiero compartir contigo una herramienta muy útil para conseguir ser eficiente en tus tareas empleando el menor tiempo y esfuerzo posible, se llama gestión de procesos.

La gestión de procesos es una metodología que se vale de técnicas y herramientas para mejorar la forma en la que se llevan a cabo determinados procesos.

¿Y qué es un proceso?

Un proceso es una acción que generalmente tiene un principio, un desarrollo y un fin, por ejemplo, comer, vestirnos, ducharnos o hacer la comida son ejemplos de procesos sencillos y básicos que no requieren de mucha organización y metodología.

Sin embargo procesos más complejos que nos consumen más energía pueden hacerse en mucho menos tiempo utilizando visión estratégica y organización.

Gestionar un proceso es ver con antelación todo aquello que puedes hacer para agilizarlo.

Mejorar un proceso requiere de una mejor organización, de estrategia y también de creatividad si además deseas hacer de ello algo divertido.

Voy a ponerte un ejemplo de como hacerlo con un proceso o conjunto de procesos sencillos para que lo entiendas mucho mejor:

«Quiero llegar a la misma hora al trabajo pero durmiendo todos los días media hora más»

Para conseguir un objetivo tenemos que establecer 4 pasos

1º ACTUACIÓN: la primera pregunta que debes hacerte es: ¿qué está en mis manos hacer para mejorar y agilizar este proceso? Realizarte esta pregunta te ayudará a ir elaborando un plan pormenorizado de las diferentes acciones que has de llevar a cabo.

2º PLANIFICACIÓN: apunta todas las ideas que te vengan la cabeza, como por ejemplo:

• Puedo dejar mi ropa preparada en una silla para el día siguiente
• Puedo ducharme por la noche en vez de por la mañana
• Puedo coger el metro en vez del bus para llegar antes
• Puedo dejar mi bolso o mochila preparada el día anterior con mis llaves y todo lo que necesito

Después ordena por criterio de prioridad las acciones que vas a poner en marcha.

3º EJECUCIÓN: ejecuta los pasos anteriores.

4º MEDICIÓN: haz un registro de cuanto tiempo te has ahorrado.

Ahora se trata de que puedas utilizar estos pasos en un proceso más complejo como puede ser realizar un trabajo escrito, elaborar un informe, hacer papeleo, planificar unas vacaciones…

Espero que practiques con esta herramienta y sobre todo que te sea de utilidad.

Si quieres ponerte al día en temas de productividad te recomiendo que visites Canasto, pagina web sobre organización y productividad de Jeroen Sangers.

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Autora: Virginia de la Iglesia