La mayoría de las empresas en el mundo llegan a un momento de su historia donde los procesos organizacionales, de producción, distribución y demás con los que comenzaron ya no son eficientes.
Cuando ese momento llega lo ideal es realizar un rediseño para que un departamento o toda la empresa en general se adapte a las nuevas necesidades del entorno, sus clientes o el mercado. Uno de los factores que suelen despertar la necesidad de cambiar los procesos es la falta de clientes nuevos o efectivos. Si eso le ocurre a tu empresa te recomendamos que apliques también todas las estrategias para atraer nuevos clientes.
Un error en el que siempre incurren las empresas es ver el rediseño de procesos como un sinónimo de fracaso. Dentro del mundo empresarial el cambio no está mal visto, sobre todo si es capaz de permitirte nuevas licencias o libertades que hagan que tu negocio o equipo sea más productivo.
Por eso, si llegado el momento donde necesitas cambiar y adaptar los procesos a nuevas demandas no quieres hacerlo, ten presente que todo cambio es una mejora si se hace sobre fundamentos factibles, no solo por hacerlo.
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Si ahora te encuentras motivado a cambiar la forma en la que tu negocio u oficina trabaja, en este artículo te revelaremos varios trucos que te permitirán amar un rediseño de procesos más óptimo e infalible.
Una vez pongas en marcha cada uno de ellos verás cómo tus nuevas estrategias organizacionales catapultarán los niveles de producción, eficiencia y productividad de toda tu organización.
5 consejos para un rediseño de procesos efectivo
1. Cuenta con objetivos claros.
Para que consigas aplicar un rediseño de procesos efectivo en tu oficina el primer truco que debes aplicar es contar con una meta clara que te permita establecer una serie de acciones que te conduzcan a ese objetivo.
Para lograr eso es importante que entiendas que los nuevos procesos deben responder a necesidades objetivas, es decir, factores que sean posibles corregir mediante la integración de ese nuevo diseño.
2. Estudia cada proceso de la oficina.
Supongamos que el negocio al que quieres realizarle un rediseño de procesos es una agencia de marketing digital. Para lograr ese cometido con éxito lo siguiente que debes hacer después de trazar un objetivo, es estudiar cada uno de los procesos que suceden dentro de tu negocio.
Siguiendo la misma línea de ideas, en una agencia de marketing pueden estar los encargados de las publicidades en medios digitales, el manejo de canales de transmisión (RRSS, páginas web, blogs, etc.), analistas de métricas, entre otros tantos. Al estudiarlo e identificar cada uno de ellos podrás detectar las necesidades organizacionales que requiere cada aspecto y así incluirlas en tu rediseño de procesos.
Cuando trabajas de esta forma, de lo micro a lo macro, te aseguras que la productividad esté presente y optimizada en cada pequeña área.
3. Integra procesos de captura y procesamiento de datos.
Uno de los factores que más incide en el retraso de la realización de los trabajos dentro de una oficina es la falta de acceso a la información. Para solventar ese problema en tu rediseño de procesos debes integrar una cultura en tus trabajadores donde capturen, procesen y compartan los datos que manejan de una forma efectiva y así no afectar negativamente el siguiente paso en la cadena de elaboración de un proyecto.
En el mercado digital existen muchas plataformas que sirven para cumplir con este propósito, de esa forma también te estarás asegurando de automatizar un nuevo proceso y aumentar todavía más la productividad.
4. Establece un mejor flujo de trabajo.
El modelo de las 8 horas laborales está quedando cada vez más obsoleto porque se ha demostrado en reiteradas ocasiones que no afecta positivamente la productividad.
Si tu empresa no se puede dar el lujo de reducir las cargas horarias, tal vez sí puedas crear espacios para la recreación y el esparcimiento dentro de esas 8 horas. Ese método sí resulta efectivo ya que estimula a los trabajadores a dar lo mejor de sí porque se ven motivados.
5. Delega, no centralices.
Una oficina donde se comparte la carga laboral de una forma más equitativa resulta más productiva que otra donde la mayoría de las responsabilidades están asignadas a unos pocos.
Darle más poder a los miembros de un departamento para que se involucren activamente en los procesos de la empresa hace que todo se mueva con mayor facilidad. En cambio, cuando los procesos están centralizados las acciones toman mayor tiempo en concretarse.
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