Trucos de productividad personal – Parte I
Este post está inspirado en este otro post que nos describe los mejores trucos de productividad de los creativos de empresas como GOOGLE, ARGO, WORK & CO., USTWO, SAGMEISTER+WALSH, OKFOCUS, y muchas más. Estos trucos les permiten estar enfocados y mantener la innovación.
Me pareció tan interesante que te traigo el resumen y algunas interpretaciones personales.
1 – Poner el foco en hacer una sola cosa
La verdad es que seguro que has admirado a las personas multitareas y que hacían más de una cosa a la vez. Pero ha llegado el momento de derribar este mito y dar valor a aquel que consigue mantener la atención en una sola acción.
Mantener la atención en la tarea que estás haciendo de forma consciente mejora la efectividad. Además esa tarea debe estar enfocada o relacionada con un objetivo. Tienes que tener claro a que esta contribuyendo esa tarea.
La distinción que hacemos a tarea también es importante, ya que la tarea debe ser una acción con principio y final. No puede ser un proyecto (GTD). Aquí un post que te explica muy bien a que me refiero.
2 – Permitirte un tiempo sabático
Stefan Sagmeister de Sagmeister & Walsh tiene el mejor truco de productividad para él, dedicarse un año sabático cada siete años de trabajo. Para dedicarlo a quellas cosas que nunca tienes tiempo de hacer y pospones. Como aprender a tocar un instrumento, viajar por el mundo, bailar… Lo que sea.
Dedícate un año sabático para enriquecer tu vida. Eso te ayuda a abrir más tu mente y tus formas de pensar. Siempre enriquece tu vida, tu creatividad y flexibilizas tu vida.
3 – Hacer listas
Este truco es muy habitual. Pero lo importante de este truco es implementar un sistema como GTD que te permita llevar el control de tus tareas y proyectos y tu perspectiva (la dirección que quieres para tu vida).
Para mi hacer listas es algo necesario y práctico que te ayuda a vivir sin estres. Además tu mente anda mucho más despejada porque esta tranquila. No tiene que recordarte todo el tiempo lo que tienes que hacer.
Fundamental si eres un trabajador del conocimiento y estás en varios proyectos a la vez.
4 – Divide y vencerás
Este truco consiste en dividir las grandes metas en objetivos más pequeños a los que puedas relacionar planes de acción.
Nuestra mente esta preparada para la acción, cuando el objetivo es muy grande suele bloquearse y siente ansiedad, insegurdad… porque lo ve poco factible.
Así que trocea el elefante en partes que seguro que motivas mucho más y pasas a la acción.
5 – Trabajar con metas
Las metas para mi son los objetivos de medio plazo, que a su vez están contribuyendo a tus intenciones más profundas que son la dirección que quieres para tu vida.
Tener claro a que esta contribuyendo cada acción que haces te mantiene motivado y enfocado.
Si quieres saber más sobre esto te invito a descarte mi ebook, de la colección viajeros del mundo, Haz de tu vida un viaje apasionante.
6 – Estrategia
Necesitas tener definida una estrategia si quieres llegar a algún sitio. Es decir tener planificadas tus intenciones, metas y objetivos. Una vez tienes la planificación (que para mí es lo que en GTD se llama perspectiva), ya puedes organizar y programar las acciones que son las que van a ir dando forma a esa estrategia.
[Tweet «Definir la estrategia te ayuda a parar, observarte, reflexionar y así re enfocar tu vida. @beatrizblasco»]
7 -Leer libros antes de empezar a trabajar
Este creativo nos cuenta su truco: leer unos veinte minutos cuando llega a la oficina antes de ponerse a trabajar.
Esto le ayuda a enfocar el día, inspirarse y motivarse.
Nunca lo había pensado, pero me parece una idea genial, sobre todo si entre manos tienes libros que elevan tu inspiración al infinito.
8 – Leer y beber
Hector Ouilhet Olmos, product designer, de Google confiesa que a él le inspira leer libros de James Turrell, Tadao Ando, o Santiago Calatrava mientras bebe una copa de scotch (esto último personalmente lo cambio por un Té).
También nos cuenta que le inspira visitar museos o ir al parque regularmente con su familia.
9 – Las personas que no creyeron en ti
Este truco me ha resultado también curioso. Aunque tal vez conocéis a alguien que lo use.
Este truco consiste en pensar en esas personas que no creyeron en ti, que no te apoyaron o que te odian. Para Ryder Ripps, creative director, de OKFocus es un motivador. De hecho un motivador muy potente según cuenta.
Este truco es como transformar una energía negativa en una energía que construye y te lleva a la acción. Siempre que sea así me parece genial. Si luego vas a presumir o vanagloriarte, ya no creo que sea tan positiva.
[Tweet «Detrás de todo lo que haces tiene que haber respeto, agradecimiento y amor. @beatrizblasco»] Para mi esas son energías poderosas para construir.
10 – Terminar tu día con una nota de alto nivel
Alguna vez he hecho esto. Escribir en una libreta todas las cosas que has hecho durante el día que han contribuido a tus objetivos y tu felicidad.
Es como hacer una reflexión diaria para empezar al día siguiente motivado y enfocado.
También puedes incluir reflexiones sobre que nuevas cosas o hábitos podrías añadir a tu vida para encaminarte hacia el lugar que quieres ir.
11 – Establecer las prioridades
Una de las creativas cuenta que al levantarse ella se hace la siguiente pregunta: ¿Qué tarea de las que tengo que hacer hoy me genera más ansiedad? A veces la tarea sale rápido y a veces cuesta más, según dice.
La primera tarea del día será esa que le genera más ansiedad. Así una vez la tiene finalizada dice que se siente mucho más creativa, con energía y su productividad se dispara.
12 – Construir la matriz de Eisenhower’s
Este un truco que te puede ayudar si en un determinado momento tienes tantas cosas a las que acudir que no sabes que hacer.
Elaborar esta matriz te puede aportar una visión diferente y así tomar una decisión más acertada acerca de la próxima tarea a realizar y que hacer con el resto.
13 – Usar un temporizador
Para mantener la atención en tareas de diseño y creación que requieren concentración usar un temporizador con el tiempo que quieres dedicarle te puede ayudar a dos cosas:
- a saber que tienes que continuar con lo que estás haciendo hasta que no suene el temporizador
- a tomarte un descanso cuando suene. Suele pasar que cuando estas haciendo algo que te apasiona se te olvida todo lo demás, y descansar es necesario para el cuerpo y la mente.
14 – Automatizar tareas repetitivas
Para todas aquellas tareas repetitivas que tengas que hacer lo mejor es tener plantillas que te ayuden a agilizar el trabajo.
Por ejemplo, las plantillas de los documentos, cartas, checklist de revisión de tu sistema de producción, las tareas en las que se compone un proyecto repetitivo (realizar la declaración de IVA, actualizar tus cuentas mensuales… )
Te recomiendo hasta elaborar listas de los proyectos repetitivos que tienes semanalmente, mensualmente, trimestralmente… Esto me ayuda a ir mucho más rápido en la planificación de estas tareas y de no olvidarme ninguna.
15 – Tomarte un rato libre con tus compañeros
Tener descansos con tus compañeros para tomar un café, conversar o pasear un poco fuera te ayuda a descansar tu mente y tu cuerpo para empezar con energía renovadas el trabajo.
Solemos pensar que es más productivo el que más hora trabaja o esta delante del ordenador, pero en el fondo yo creo que todos sabemos que eso no es así.
Por lo tanto, descansar te ayuda a continuar el día con muchas más productividad, sobre todo si estas trabajando en algo que te apasiona y contribuye a tus intenciones vitales.
16 – Engancharte con algo informal
Este truco consiste en despistar tu mente con algo divertido y entretenido. Sobre todo cuando te sientas estresado, ansioso o sientas cansancio.
Puedes ponerte a cocinar si estas en casa, a jugar, a bailar, cantar, salir a pasear… Lo que sea, pero diviértete y ríe.
Estos son los primeros 16 trucos de un pack de 32. Los próximos 16 trucos en el siguiente post. Para que no te eternices leyendo.
Lo importante es que te identifiques con aquellos que te han inspirado y los experimentes. La práctica es la arma que conozco para aprender y adquirir nuevos hábitos que te permitan ser más productivo.
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Autora: Beatriz Blasco
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