Mejorar tu productividad personal. Trucos y más.

Mejorar tu productividad personal: organización y planificación

Como ya adelante un post anterior, es importante analizar cuáles son nuestras creencias acerca del tiempo, su gestión y la organización.

En mi caso algunas de las creencias que me ayudan son:

• Me da tiempo a hacer de todo, depende de mi
• Tener el día estructurado de forma flexible me ayuda a saber qué hacer en cada momento
• Tengo que dedicar tiempo para mí misma
• 10 minutos son 10 minutos
• No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy
• Seguro que hay alguna herramienta que permite ganar tiempo
• …

Todos los días tengo marcados objetivos de tiempo. Por ejemplo, me echaré la siesta, leeré un rato y a las 18h me pondré a hacer tal cosa. De esta forma voy cumpliendo con los tiempos y no me despisto con otras cosas. Aunque a veces me disperse, rápidamente me doy cuenta de que estoy haciendo algo fuera de objetivo. Así regreso donde estaba [iconfont type=»icon-smile» size=»normal» color=»»]

Para una buena gestión del tiempo: parar, respirar, observar y tener clara la dirección. Después planificación y organización.

PLANIFICACIÓN

Planificación anual

Para tener una buena organización a finales de cada año realizo una planificación anual. Incluyo los objetivos generales del año con respecto a formación y otras actividades. En soporte papel y sencilla. En esta planificación básicamente incluyo los tiempos que voy a dedicar a formación personal, actividades deportivas semanales, vacaciones, fines de semana de relax, etc. Esto es aproximado y siempre flexible.

Planificación semanal

La voy completando con las citas, reuniones, sesiones, etc. Respetando siempre que es posible los tiempos que tengo marcados para mis actividades personales, practicar deporte, pasear, tardes y días libres, etc. En mi caso, trato de dejarme libre el viernes tarde y el sábado mañana. Los dedicó a estar con mi familia, amigos, tareas domésticas, descansar …

Planificación diaria

En el trabajo utilizo Microsoft outlook y una libreta en soporte papel donde recojo todas las actividades programadas del día. La libreta me acompaña a todas las reuniones.

Esta planificación diaria suelo hacerla al finalizar la jornada laboral o a primera hora del día. Para el trabajo de casa utilizo una libreta pequeña soporte papel y Evernote. En esta aplicación tengo una libreta de tareas de largo plazo y otra de medio plazo. Allí utilizó las etiquetas para clasificar el grupo de actividades. También puedo marcar tiempos, etc. Es una maravilla.

Para las tareas de corto plazo (que requieren energía física, por ejemplo comprar esto, llamar a X, etc.) utilizó la aplicación de tareas del móvil. Aquí tengo grupos de tareas clasificados, como blog, oficina, casa, etc.

ORGANIZACIÓN

Para ser eficaz  me parece fundamental la organización de la documentación, tanto en soporte papel como en soporte informático, y las diferentes cosas que tenemos. Una buena organización permite ahorrar tiempo y búsquedas innecesarias.

 Ser eficaz consiste en hacer lo que hay que hacer, centrarse en el resultado: que debe ser hecho con los menores recursos posibles.

El soporte papel lo utilizo cuando necesito inspiración, escribo, leo, subrayo, etc. Me sigue gustando el papel 😉 Todo lo demás, en soporte informático.

Una buena organización también requiere simplificar, es decir, cada cierto tiempo limpiar, revisar lo que tenemos y eliminar lo que no necesitamos o esta pasado. Esto lo hago tanto con la documentación como con los objetos. Mínimo un par de veces al año.

Mis trucos de organización para el soporte físico

• Bandejas etiquetadas por temática
• En el trabajo, lo importante lo archivo en el día. Sin acumular. Al final de la jornada
• En casa, bandejas temporales (es decir cosas que deben ser archivadas en el medio plazo) y no necesitan una acción urgente. Por ejemplo, recibos de luz, agua, etc. Cuando dispongo del tiempo necesario para archivar los recibos e introducirlos en un excel de control lo hago
• Cajas para almacenar cosas relacionadas
• Libretas en soporte papel y en evernote marcadas por temas (post, mejoras página web, ideas, reuniones, etc.)

Mis trucos de organización para el soporte informático

• Antes de abrir carpetas sin control pienso una estructura que me resulte lo más lógica posible. Clasificando por áreas la información
• Dentro de la carpeta de áreas abro carpetas temáticas
• Utilizo siempre una codificación de archivos que me permite hacer búsquedas rápidas. Por ejemplo para los post utilizo unas claves que me indican el estado en que esta el post (en proceso, terminado, publicado)
• Las etiquetas me encantan para organizar la información del mail y en Evernote

CONCLUSIÓN

La organización y la planificación de tu tiempo tienen que ser tan flexibles y adaptables como un junco. No es algo estático sino dinámico.

• Cada uno de nosotros utiliza sus propios trucos.
• Algo que no recomiendo, por el estrés que produce, es llevar todo anotado en la cabeza. Se ocupa un espacio en nuestra mente con información que no es relevante.
• La mente cuanto más despejada está más posibilidades de estar tranquila para poder imaginar, soñar, crear, etc.
• En soporte físico o en soporte informático anótalo todo. Te libera enormemente.
• Si tienes claro las actividades que quieres realizar las harás.
• Conócete y mantén el equilibrio de energías.

Los que utilizan mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad.» Jean de la Bruyère

Autora: Beatriz Blasco